Planejamento Efetivo -

Numa rápida enquete sobre como o autoconhecimento ajuda no controle de pequenas variáveis, que estão assim suscetíveis, ao longo do nosso dia e o quanto podemos nos beneficiar disso ao fazer nosso planejamento diário, semanal e mensal ficou muito claro o quanto muitas pessoas não possuem o controle de suas agendas.

A enquete surgiu quando eu decidi compartilhar como eu escolhi um dia específico da semana para realizar meu tratamento ortodôntico, que mexe muito com meu estado de humor, fome e sensibilidade em geral e o dia da semana foi escolhido por me permitir um espaço de tempo maior em um estado de isolamento, onde consigo falar menos e com menos pessoas ou até desligar o computador e me dedicar a atividades aleatórias e que me distraiam das dores. Me surpreendi com a resposta da esmagadora maioria porque diziam não ter consciência de suas agendas, ou não saber como e o que considerar durante o planejamento.

Pensando nisso, separei algumas dicas para ajudar neste processo porque geralmente ansiamos pelo resultado final de ter a lista de atividades e deixamos de lado as etapas anteriores, e que sem elas o planejamento pode ser em vão.

Para termos um planejamento efetivo e que considere mais do que um coletivo de atividades e tarefas, é preciso que nos vejamos inseridos no processo, considerando fatores que vão desde a disciplina até estilo de personalidade e padrões comportamentais. Temos um viés de nos desafiarmos já na montagem da agenda, e pensar que podemos realizar uma tarefa de 2 horas num encaixe de 40 min, e justamente esta armadilha que nos impede de estarmos 100% presentes na atividade atual, seja ela qual for, estamos sempre nos projetando para a próxima atividade ou lamentando o resultado da atividade anterior. Quer fazer diferente? Então segue as dicas abaixo e entenda o seu planejamento.

Etapa 1 - Listar

1) Comece listando as atividades da semana ou do mês, sem definição de dias ou prazos ainda, somente liste. Você pode colocar ao lado alguma classificação de prioridade, e definição de categorias, que ajudarão na visão real de como você investirá em cada tipo de atividade.

#Dica – Evite fazer a lista com o calendário na mão, esta é uma armadilha comum em que nosso cérebro pensa estar ganhando tempo, mas vai sabotar sua real visão.

2) Liste ou crie uma categoria para o que é pessoal e também coloque a escala de prioridade que você deve cumprir as atividades. Muitas vezes ao tentar ser mais produtivo adotamos tendências de olhar somente o profissional e esquecemos de nos ver como indivíduos, entrando no viés de enfrentamento negativo, porque seguimos pelo caminho da compensação ou caímos na procrastinação como forma de auto sabotagem.

Etapa 2 – Observar e Perceber

3) Ao fazer as listas anteriores, perceba que sensação as atividades disparam em você. Você já teve a sensação de ficar cansado só de pensar ou organizar a ordem de algumas atividades? Isto acontece porque na maioria das vezes nós sabemos o que gostamos ou não no nosso dia, mas geralmente não levamos em consideração, ou fazemos isso em situações extremas.

#Dica – Tente presentar-se com uns minutos para um café ou alguma distração positiva depois de uma conversa ou reunião difíceis, ou coloque na sequência uma atividade que traga distração, para esvaziar a cabeça.

4) Considere o seu estilo pessoal como interação com outras pessoas, alcance de um bom nível de concentração (em silêncio ou com meio mais interativo), bem como os dias da semana e horários são mais propícios para cada tarefa.

5) Entenda o tempo e empenho emocional necessário para cumprir as atividades de modo a causar o menor impacto possível nas tarefas posteriores, o objetivo é não influenciar sua presença na atividade seguinte.

#Dica – Presença é fazer a atividade de forma integral, sem preocupar-se com a próxima agenda, caso contrário sua organização vai por terra logo após o café da manhã.

Etapa 3 – Estilo de Calendário

6) Você pode misturar temas e atividades que exijam maior concentração e exposição, e balancear o seu dia, ou optar por dias temáticos escolhendo um dia específico para dedicar-se a todas as tarefas que necessitem interação com outras pessoas e um dia mais introspectivo permitindo mergulhar na concentração. O que deve ponderar por um estilo e outro é o seu padrão comportamental e suas preferências.

#Dica – considere as boas práticas apenas se fizerem sentido para você, caso contrário o seu planejamento será mais uma desculpa verdadeira para apoiar sua falta de resultados e procrastinação.

7) Lembre-se que para ser efetivo, seu calendário e planejamento deve abranger as entregas e demandas de sua empresa, trabalho e/ou clientes, então é fundamental considerá-los. Deixe mais de uma opção para reuniões e momentos conjuntos à outras pessoas.

#Dica – flexibilizar totalmente a sua agenda fará com que os passos de entender o seu funcionamento e os momentos mais propícios para criar ou executar suas tarefas sejam invalidados, ao mesmo passo que ir para o outro extremo fará com que o outro seja invalidado. Equilíbrio e empatia é o ponto de mediação.

Etapa 4 – Calendário na tela ou na ponta do lápis

8) Agora sim você está pronto para o calendário! Há inúmeros recursos a serem usados desde plataformas e ferramentas online, a planners e agendas comuns. O fundamental é fazer o registro do planejamento. Use e abuse de classificações, cores ou o tipo de identificação que for mais útil a você, a visualização trará maior clareza de quais tipos de atividade são mais presentes no seu dia a dia.

#Dica – evite a tentação de se desafiar sobre a quantidade ou tempo dedicados a uma tarefa, esta é armadilha comum para roubar-nos de nosso tempo. Respeitar seu jeito de ser é o que vai dar respiro para você ser mais arrojado na execução da atividade em si e entregar com excelência!

9) Atente à dimensão horários (planejados x realizados) que proporcionará com maior precisão a consciência de onde seu tempo está indo e como equilibrar (caso precise).

#Dica – fuja do planejamento mental, ele só vai dar espaço ao cérebro para encobrir seus gatilhos. Olhar é a melhor forma de ganhar consciência e controle da única variável possível: VOCÊ.

Ale Amado